Bobby Administratif est la facette administrative de Bobby, l’IA qu’OpterIA branche sur vos outils et règle sur vos processus. Pour les TPE, PME et organismes de formation, il prépare devis, conventions, signatures, relances, classement et dossiers d’audit Qualiopi ou ISO à partir de vos modèles, dans votre ton. Vous validez, vous gardez la décision.
Un devis qui attend sa signature, une feuille d’émargement introuvable, un audit qui approche et des preuves éparpillées dans plusieurs dossiers. Avec une IA sur votre administratif, chaque document est préparé, envoyé en signature et rangé. Vous gardez la décision, Bobby garde le rythme.
Toute la semaine y passe.Jusqu’à 20 heures d’administratif récupérées chaque semaine.
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Avec Bobby, chaque tâche arrive préparée : vous, ou votre assistant administratif, relisez et validez. Organisme de formation, cabinet de santé, commerce ou artisanat : le temps libéré revient à votre métier.
Documents
Devis, conventions, attestations, courriers, comptes rendus : Bobby Administratif part de vos propres modèles, avec votre charte, et remplit chaque champ à partir de ce qu’il sait déjà du client ou de la session.
Signature électronique
Bobby envoie le document à signer, suit la signature et relance si besoin. Le document signé et son certificat de signature sont rangés automatiquement dans le bon dossier.
Relances
Personne n’est oublié : apprenants, entreprises, financeurs, clients, fournisseurs. Bobby repère ce qui manque, prépare la relance au bon moment, dans votre ton, et vous la soumet avant de l’envoyer.
Classement
Une pièce jointe, un scan, un document signé : Bobby le renomme selon vos règles et le range dans le bon dossier de votre Google Drive ou de votre Dropbox. Vous retrouvez tout, l’auditeur aussi.
Mails et agenda
Comme une secrétaire IA, dans Gmail ou Outlook, Bobby trie ce qui arrive, résume les longs échanges, prépare les réponses et cale les rendez-vous dans votre agenda. Vous relisez, vous envoyez.
Suivi et comptes rendus
Bobby tient vos tableaux de suivi dans Google Sheets, Notion ou Airtable, rédige les comptes rendus de vos réunions et vous dit ce qui reste à faire. Exemple pour un organisme de formation : le tableau de collecte du BPF.
OpterIA est elle-même certifiée Qualiopi : conventions, convocations, émargements, preuves, on connaît. Chaque preuve de vos sessions est rattachée au bon indicateur, au fil de l’eau. Le jour de l’audit, vous ouvrez un dossier complet, classé et à jour, au lieu de passer des semaines à le reconstituer. Et quand le référentiel change, le dossier suit : voir Qualiopi au 1er novembre 2026, ce qui change.
Organismes de formation
Du devis à la facture, chaque document est produit, signé, envoyé et rangé. Les preuves alimentent le dossier d’audit, indicateur par indicateur, et Bobby se connecte à votre LMS pour suivre les apprenants et centraliser les questionnaires.
Management de la qualité
Bobby tient vos procédures à leur dernière version, suit les non-conformités et les actions correctives jusqu’à leur clôture, et prépare les éléments de vos revues de direction et de vos audits internes.
Management environnemental
Bobby tient vos registres environnementaux, rassemble les données de vos indicateurs dans vos tableaux de suivi et vous signale les échéances à venir.
Santé et sécurité au travail
Bobby tient vos registres santé-sécurité, planifie les contrôles périodiques, relance quand une échéance approche et range les rapports de contrôle de vos outillages et équipements.
Sécurité de l’information
Bobby tient le registre de vos actifs, prépare les revues d’accès à échéance et rassemble les preuves attendues pour vos audits.
Bobby prépare, classe, relance et tient à jour. Vous gardez la décision et la signature. L’audit reste mené par votre organisme certificateur.
Google Drive
Gmail
Digiforma
Google Sheets
Dropbox
Google Agenda
Edusign
Google Docs
Notion
Outlook
Moodle
Airtable
Google Drive, Dropbox, Google Docs, Google Sheets, Notion, Airtable, Gmail, Outlook, Google Agenda, Digiforma, Edusign, Moodle et bien d’autres.
Chaque document et chaque relance vous sont soumis avant l’envoi. Vous validez, vous corrigez, ou vous lui laissez carte blanche si vous le décidez.
Bobby n’ouvre que ce que vous lui confiez, et vous pouvez retirer un accès à tout moment. Vos données protégées
Votre ton, vos modèles, vos règles : tout est retenu et sert à toutes les capacités de Bobby. Le cerveau IA
Bobby Administratif prépare vos documents, les fait signer, relance, range et tient vos dossiers d’audit, branché sur vos drives, vos mails et votre agenda : l’automatisation des tâches administratives, sous votre contrôle.
Réseaux sociaux, site, comptabilité : le même Bobby s’en occupe, avec tout ce qu’il sait déjà de vous.
Le client de votre convention est celui que Bobby facture, puis relance si le paiement tarde. Ce qu’il apprend dans vos mails sert à vos publications. Et OpterIA lui ajoute des capacités quand votre activité le demande.
L’équipe OpterIA regarde avec vous votre administratif actuel, vos normes et ce que vous voulez confier à Bobby.
On branche vos outils. Bobby lit vos modèles de documents, vos règles de relance, l’organisation de vos dossiers, et retient votre ton.
Vous validez les premières propositions. Vous corrigez une fois, il ne refait pas l’erreur.
Non. Bobby Administratif ne remplace pas un poste : il prend en charge les tâches répétitives qui encombrent l’administratif, comme préparer les documents, relancer, classer et tenir les dossiers d’audit. La personne qui gère votre administratif, vous ou votre assistant administratif, relit, valide et garde les décisions et la relation avec vos clients. Bobby prépare, vous validez.
OpterIA est elle-même organisme de formation certifié Qualiopi : ce cycle, nous le vivons. Bobby Administratif en prend en charge la partie documentaire : devis, conventions, programmes, convocations, émargements, positionnement, satisfaction, certificats de réalisation et factures. Chaque preuve est rangée sous le bon indicateur des critères Qualiopi, et le dossier d’audit reste à jour. L’audit reste mené par votre organisme certificateur.
Oui, pour les tâches documentaires : procédures, non-conformités, actions correctives et revues de direction pour l’ISO 9001 ; registres et indicateurs pour l’ISO 14001 ; contrôles périodiques pour l’ISO 45001 ; registre des actifs et revues d’accès pour l’ISO 27001. OpterIA ne délivre aucune certification ISO : Bobby Administratif prépare, classe, relance et tient à jour, et vous restez maître de votre démarche.
Bobby Administratif travaille avec les outils que vous utilisez déjà : Google Drive, Dropbox, Google Docs, Google Sheets, Notion, Airtable, Gmail, Outlook, Google Agenda, et pour les organismes de formation Digiforma, Edusign, Moodle et d’autres LMS. La liste complète est sur la page des outils connectés ; si votre outil n’y figure pas, on vérifie avec vous.
Non. Chaque document et chaque relance préparés par Bobby Administratif vous sont présentés avant l’envoi : vous validez, vous corrigez ou vous refusez. Si vous préférez lui laisser carte blanche sur certaines tâches, par exemple une relance d’émargement, c’est vous qui le décidez, tâche par tâche, et vous pouvez revenir en arrière à tout moment.
Vos données servent uniquement à faire travailler Bobby Administratif pour vous. Il n’ouvre que les dossiers et les boîtes que vous lui confiez, et vous pouvez retirer ses accès à tout moment. L’hébergement se choisit avec vous, et Bobby peut être installé en local si vos données sont très sensibles (voir notre page IA locale). Le détail est sur la page sécurité des données.
Bobby Administratif est sur devis (installation puis suivi), car le prix dépend de ce que vous voulez lui confier. Le plus simple est d’en parler pendant une démo : l’équipe OpterIA regarde votre administratif, vos normes et vos outils, puis vous fait une proposition claire.
Voir ce que Bobby ferait de votre administratif.
